Ce qu'il faut savoir
Nous recherchons des bénévoles pour contribuer au bon déroulement du tout premier gala de Thémis ! Vous pouvez vous inscrire sur l’un des deux créneaux : - Équipe 1 : 12h15 – 17h15 - Équipe 2 : 16h45 – 1h00 (du matin) 1. Équipe Installation (12h00 – 17h15) Cette équipe prépare les lieux et repart à 17h15 après un passage de relais officiel. Elle ne gère pas les invités. Rôle global : Réceptionner le matériel, installer le mobilier, la scène, la technique, la signalétique (RDC, 7e et 3e étages), ainsi que l'espace d'accueil et le vestiaire. Consigne : Ne pas quitter les lieux avant le passage de relais officiel et la validation finale de 17h15. 2. Équipe Événementielle (16h45 – 02h00) Cette équipe arrive à 16h45 pour un briefing et une visite rapide, prend ses postes lors du relais de 17h15, puis assure l'événement jusqu'à la désinstallation à 2h00. Postes disponibles : E1 – Scène / régie / timing : Lien avec la régie son/lumière, suivi du conducteur, coordination des interventions et du démontage technique (repas de 18h30 à 19h00, puis disponible sans pause pendant le gala). E2 & E3 – Accueil / speakers / logistique : Accueil des speakers, orientation des invités, gestion de l'accueil final au RDC et participation à la désinstallation jusqu'à 02h00. E4 & E5 – Vestiaire & accompagnement : Organisation du vestiaire, accueil sécurisé des effets des invités, gestion des flux et rangement complet jusqu'à 02h00. E6 & E7 – Cocktail / goodies : Accueil des invités au 7e étage, gestion de la salle de cocktail, transition vers le 3e étage, préparation et distribution des goodies à la sortie. E8 & E9 – Flux / ascenseurs / escaliers / soutien logistique : Orientation des invités (ascenseurs/escaliers), régulation des déplacements, soutien au traiteur pendant le dîner et démarrage de la désinstallation générale. E10 – Coordination / imprévus : Point de contact opérationnel, suivi du planning, gestion des imprévus, contrôle des pauses et répartition des équipes pour la désinstallation. Règles communes à tous les bénévoles Arrivée : Respecter l'horaire de votre équipe (12h00 pour l'installation, 16h45 pour l'événementiel) et participer au briefing. Communication : Garder son téléphone accessible et silencieux. Sécurité des postes : Ne jamais quitter son poste ou sa zone sans avoir prévenu E10 (ou son relais). En cas de problème : Prévenir immédiatement E10 ou la coordination et ne pas gérer seul un incident important. Paumes et repas : Respecter les plannings de pause prévus (30 minutes par bénévole selon les horaires de son poste ; E1 a un repas de 18h30 à 19h00 et pas de pause pendant le gala). Désinstallation (00h00 – 02h00) : Remettre les espaces dans l'état demandé. Dès qu'une zone est terminée, on ne l'attend pas : on rejoint immédiatement l'équipe qui a le plus besoin de renfort.