Un planning de bénévoles en ligne, pour savoir qui vient

À quoi ça sert

Une permanence d'accueil le mardi, une distribution le samedi matin, la buvette du tournoi : dès qu'une association tourne avec des bénévoles, il faut savoir qui est là, quand, et combien il en manque. Le planning répond à ces trois questions sans aller-retour de messages.

Il ne se limite pas aux créneaux. Le calendrier de l'association montre aussi ses événements et les tâches qui ont une échéance, pour avoir la semaine entière sous les yeux au même endroit.

Comment ça marche, pas à pas

1. Vous créez un créneau. Un titre, le jour, l'heure de début et de fin, le lieu, le nombre de personnes voulues (de 1 à 200) et, si besoin, une note pour donner les consignes.
2. Vous placez des bénévoles, ou vous laissez les places ouvertes. En affectant quelqu'un, vous voyez s'il est disponible d'habitude ce jour-là. La personne affectée passe « à confirmer » et elle est prévenue. Un membre peut aussi s'ajouter lui-même avec « Je viens ».
3. Chacun répond. « Je confirme » ou « Je ne viens pas ». Un désistement libère la place et prévient les personnes qui gèrent le planning. On ne peut plus se retirer une fois le créneau commencé.
4. Le planning reste à jour. Si vous changez l'horaire d'un créneau, les inscrits repassent « à confirmer » et reçoivent un message : personne ne vient à la mauvaise heure.
5. Rappel la veille. Chaque inscrit reçoit un rappel la veille, un seul par association, même s'il a plusieurs créneaux.

Ce que voient les responsables

Les personnes qui gèrent l'association ont deux onglets. « Calendrier » affiche les créneaux, les événements et les tâches, à la semaine ou au mois sur le site. « Bénévoles » montre chaque personne avec les jours où elle est habituellement disponible, ce qui évite d'appeler au hasard quand une place reste vide.

Les notifications et les e-mails partent à chaque changement, et les annonces sont regroupées pour ne pas noyer les bénévoles. Une personne qui a coupé les e-mails reçoit seulement la notification.

Ce que voient les bénévoles

Une page « Ce qui vous attend » liste leurs créneaux jour par jour, avec en tête ceux qui attendent une réponse. Chaque créneau a un bouton « Ajouter à mon agenda » : un fichier .ics sur le site, et dans l'application le choix entre Google Agenda, Outlook, Outlook du travail (Microsoft 365) ou un fichier .ics.

Un membre ne voit dans le calendrier que les tâches qui le concernent, pas celles des autres.

Pour qui

Pour toute association qui fonctionne par permanences ou par équipes : épicerie solidaire, club sportif, accueil de jour, festival, refuge. Le planning se crée et se modifie par les gestionnaires de l'association, c'est-à-dire la personne qui l'a créée et celles qu'elle a ajoutées à l'équipe de gestion. Les membres répondent à leurs créneaux.