Trésorerie d'association : opérations, prévisionnel, grand livre et rapprochement bancaire

Les comptes et les opérations

Chaque compte a un type (banque, caisse, épargne ou autre) et un solde de départ daté. Une opération porte une date, un libellé, un montant, un tiers, une catégorie, un projet, un financement et une note. Quatorze catégories sont prêtes à l'emploi, et celles que vous créez s'ajoutent à la liste. On peut corriger la catégorie, le projet ou le financement de plusieurs opérations d'un coup, filtrer par période, par compte ou par sens, et tout exporter en CSV pour Excel.

Importer ses relevés bancaires

1. Téléchargez le relevé depuis votre banque en Excel (.xlsx) ou en CSV. Vous pouvez déposer plusieurs fichiers d'un coup, jusqu'à 2 Mo par fichier.
2. Vérifiez l'aperçu. Vous indiquez quelle colonne contient la date, le libellé, le montant (ou le débit et le crédit), et si besoin le projet et la catégorie.
3. Validez. Les doublons sont repérés, les lignes antérieures au solde de départ sont écartées, et un code projet inconnu trouvé dans le relevé crée le projet.

Les relevés en PDF ou en OFX ne sont pas lus, et il n'y a pas de connexion automatique à la banque : l'import se fait par fichier, à votre rythme.

Le prévisionnel

Une opération peut être réelle ou prévue. Les échéances prévues (loyer, assurance, subvention attendue) se répètent chaque semaine, mois, trimestre ou année, et une échéance se modifie ou s'annule seule. Une courbe montre les soldes projetés, et un seuil d'alerte vous prévient quand le solde passera dessous.

Quand l'opération réelle arrive sur le relevé, l'outil propose l'échéance qui lui correspond, sur les 60 derniers jours. Vous confirmez en un clic, et vous pouvez revenir dessus.

Le suivi par projet

Un projet a un budget et une couleur, et peut recevoir des financements (public, privé, mécène ou autre). La vue analytique affiche pour chaque projet le budget, ce qui est financé, dépensé et prévu, les recettes et l'écart. C'est la base d'un compte rendu financier pour un financeur.

Le grand livre et le travail avec le comptable

À partir des opérations, l'outil attribue un compte comptable à chacune, selon le plan comptable associatif du règlement ANC n° 2018-06. Il s'appuie d'abord sur les choix déjà faits par le comptable ou le trésorier, puis sur la catégorie, les opérations semblables et les mots du libellé ; ce qu'il ne sait pas classer va en compte d'attente.

Vous exportez un fichier à faire valider par le comptable, le grand livre, la balance et le fichier des écritures comptables (FEC). Le comptable corrige le fichier dans Excel, vous le redéposez, vous voyez l'aperçu des changements, puis vous les appliquez.

Si votre comptable tient déjà un grand livre, vous pouvez aussi l'importer (Excel, CSV ou FEC, plusieurs fichiers d'un coup).

Le rapprochement bancaire

Vous reliez le compte 512 du grand livre à votre compte bancaire. Les paires sûres (même montant, date proche, aucune autre candidate) sont pointées automatiquement. Pour le reste, vous associez à la main, vous ventilez une écriture sur plusieurs lignes ou vous corrigez une écriture en gardant sa valeur d'origine. Les écarts restants s'exportent en CSV.

Qui y a accès

La personne responsable de l'association a toujours un accès complet. Les gestionnaires sont trésoriers d'office et peuvent être passés en lecture seule. Vous pouvez ajouter d'autres personnes, votre comptable par exemple, par leur adresse e-mail, en « trésorier » (lire, saisir, gérer les accès) ou en « lecteur » (lire seulement) ; elles ont besoin d'un compte France Asso.